Mit Zapier-KI-Workflow automatisiert Bewertungen beantworten
Mit Zapier & KI Google-Bewertungen automatisch beantworten – so sparst du Zeit und steigerst deine Sichtbarkeit mit smarten Workflows. In diesem Blogbeitrag schauen wir uns an, wie man mithilfe von Zapier einen solchen Workflow gestalten kann.
Herausforderungen bei der Bewertungspflege
In der Welt der Online-Bewertungen kann die Pflege und Beantwortung von Kundenfeedback schnell zur Herausforderung werden. Gerade Unternehmen, die viele Rezensionen bekommen – wie z.B. Restaurants, Freizeiteinrichtungen oder große Einzelhändler – stehen vor der Frage: Wie können wir all diese Bewertungen beantworten, ohne dass es ein riesiger Zeitaufwand wird?
Genau hier setzt ein automatisierte KI-Workflows an. Diese ermöglichen es dir, den Prozess der Beantwortung zu standardisieren und gleichzeitig persönlich zu gestalten – und das fast ohne manuellen Aufwand.
Der Zapier Google-Bewertungen-beantworten-KI-Workflow im Überblick
Im Kern nutzen wir Zapier als Automatisierungsplattform, um
- neue Bewertungen automatisch zu erfassen, sobald sie auf deinem Google-Unternehmensprofil eingehen.
- Anschließend kommt ein LLM, in unserem Fall ChatGPT, ins Spiel, das eine passende Antwort generiert
- und diese automatisch zurück auf dein Profil spielt.
So sieht das dann in Zapier aus:
Natürlich gibt es dabei viele Möglichkeiten zur Individualisierung:
- Du kannst zum Beispiel einen Human-in-the-Loop einbauen, indem bestimmte Antworten erst per E-Mail oder Slack zur Freigabe geschickt werden.
- Außerdem kannst du festlegen, dass Bewertungen mit nur ein oder zwei Sternen in einen anderen Workflow fließen, während drei bis fünf Sterne-Bewertungen direkt automatisiert beantwortet werden.
Ein großer Vorteil von Zapier ist dabei, dass du nicht bei Null anfangen musst: Es gibt eine Vielzahl vorformulierter Templates, die du einfach nutzen und anpassen kannst.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung des Zapier-Workflows zum Google Bewertungen beantworten
Jetzt kommen wir zum praktischen Teil. Um deinen Zapier-KI-Workflow einzurichten, erstellst du zuerst einmal einen Zapier-Account, z.B. mit einem kostenlosen Plan, bei dem 100 Tasks im Monat möglich sind.
Um aber mehrstufige Zaps nutzen zu können - und das brauchst du für das automatisierte Beantworten von Google Bewertungen - solltest du den Professional-Plan nutzen. Hierfür gibt es eine kostenlose Testphase, in der du das ganze erstmal ausprobieren kannst.
Die Einrichtung des Workflows ist wirklich einfach und bedarf keinerlei Programmierkenntnisse.
1) Template auswählen
Im ersten Schritt wählst du unter vielen Templates ein passendes für deinen gewünschten Prozess aus.
2) Google Unternehmensprofil und ChatGPT verknüpfen
Im nächsten Schritt startest du zuerst damit, Zapier mit deinem Google Unternehmensprofil sowie mit ChatGPT zu verknüpfen. Hierfür musst du über die Open AI Platform einen API-Key erstellen, um diesen dann zur Verknüpfung deines Open AI-Accounts in Zapier in das enttsprechende Feld zu kopieren.
3) Konfiguration der Zaps
Dann richtest du die sogenannten "Zaps" ein, hier am Beispiel der drei Basis-Schritte von oben:
- Der erste Zap erkennt neue Bewertungen automatisch ("New Review"). In diesem Zap musst du deinen Google Unternehmensprofil-Account und den passenden Standort verknüpfen .
- Anschließend konfigurierst du den ChatGPT-Zap bzw. einen Prompt, der auf Basis der Analyse der Bewertungstexte (anhand des automatisch gelieferten Inputs wie der Sternebewertung, des Bewertungstextes und dem Namen des Rezensenten) und deinen Vorgaben zur Tonality und zum Stil eine passende Antwort formuliert.
- Im dritten Schritt konfigurierst du den Zap ("Create Reply"), der die Antwort wieder zurück ins entsprechende Unternehmensprofil spielt.
Du kannst dabei festlegen, ob alle Antworten sofort veröffentlicht werden oder mit etwas Zeitversatz.
Diesen Basis-Workflow kannst du nun natürlich beliebig erweitern oder bestimmte Bedingungen hinzufügen, z.B.
- alle Bewertungen samt Antworten in Google Sheets erfasst werden
- Bewertungen mit niedriger Sternebewertung anders behandelt werden als solche mit einer hohen Sternebewertung
- Bewertungen erst zur manuellen Freigabe an dich oder dein Team geschickt werden (das kannst du über E-Mail, Slack oder ein anderes Tool deiner Wahl tun.)
Das gute an Zapier ist jedoch, dass du gar nicht so viel händisch machen musst, denn es gibt ja eine Vielzahl an Templates, siehe unter 1). Am besten wählst du daher schon zu Beginn das für dich passendste Template, das bereits verschiedene Automationsschritte kombiniert und sparst dir hinterher das manuelle Hinzufügen von weiteren Schritten.
Vorteile des Zapier-Workflows zur Beantwortung von Google Bewertungen
Warum lohnt sich der Einsatz eines automatisierten Zapier-Workflows zur Bewertungspflege überhaupt?
Ganz einfach: Du sparst enorm viel Zeit, kannst sofort loslegen und behältst dennoch volle Kontrolle. Im Vergleich zu anderen Tools ist die Einrichtung besonders unkompliziert – und gleichzeitig lässt sich der Workflow flexibel an deine Anforderungen anpassen:
- Zeitersparnis: Der größte Vorteil dieses automatisierten Workflows ist natürlich die enorme Zeitersparnis.
- Vorgefertigte Templates: Anders als bei anderen Automatisierungstools wie n8n oder Make.com, bei denen du oft erst aufwändig Flows zusammenklicken musst, bietet dir Zapier eine Vielzahl an vorgefertigten Templates. Das bedeutet, du kannst viel schneller loslegen und bist in kürzester Zeit einsatzbereit.
- Flexibilität: Zusätzlich zur Zeitersparnis bleibt der Workflow trotzdem flexibel. Du kannst ihn so anpassen, dass bestimmte Bewertungen manuell freigegeben werden oder unterschiedliche Bewertungssterne in verschiedene Workflows laufen.
Nachteile des Zapier-Workflows zur Bewertungsbeantwortung
So praktisch und zeitsparend Zapier auch ist – ganz ohne Nachteile kommt der Einsatz nicht aus. Im direkten Vergleich mit Tools wie n8n oder Make.com fällt vor allem eines auf: Zapier ist deutlich teurer. Gerade wenn viele Tasks automatisiert werden sollen oder ein großer Umfang an Bewertungen verarbeitet wird, können die monatlichen Kosten schnell steigen.
Allerdings relativiert sich dieser Nachteil, wenn man den geringen initialen Aufwand betrachtet: Während man bei anderen Tools oft viel Zeit in die manuelle Erstellung von Flows investieren muss, bietet Zapier viele vorgefertigte Templates, mit denen man sofort starten kann. Für Unternehmen, die nur wenige Bewertungen erhalten oder schnell produktiv sein möchten, kann sich Zapier deshalb trotzdem lohnen – gerade als schlanke Lösung für Wenignutzer.
Fazit
Ein automatisierter Zapier-KI-Workflow ist eine effiziente Lösung, um Google-Bewertungen schnell und professionell zu beantworten – vor allem, wenn Zeit ein kritischer Faktor ist.
Dank der vorgefertigten Templates bist du in kürzester Zeit startklar, ohne dich tief in komplexe Automatisierungstools einarbeiten zu müssen. Gleichzeitig bleibt der Workflow flexibel und lässt sich bei Bedarf individuell anpassen – etwa für Freigabeprozesse oder unterschiedliche Reaktionen je nach Sternebewertung.
Zugegeben: Zapier ist nicht das günstigste Tool auf dem Markt. Im Vergleich zu n8n oder Make.com zahlst du für den Komfort, aber du sparst dir auch viele Stunden an Setup- und Pflegeaufwand. Für viele Unternehmen – insbesondere solche mit wenigen Bewertungen oder begrenzten Ressourcen – kann sich Zapier deshalb trotzdem schnell lohnen.
Kurz gesagt: Wenn du einen schnellen, zuverlässigen und leicht anpassbaren Einstieg in die automatisierte Beantwortung von Google Bewertungen suchst, ist Zapier eine sehr gute Wahl.
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