WhatsApp Business: Alles was Unternehmen dazu wissen müssen

WhatsApp Business eignet sich vor allem für kleine Unternehmen, wie z.B. Handwerker. Doch was kann WhatsApp Business was die "normale" Version nicht kann?

WhatsApp ist allgegenwärtig. Es wird in jeder Altersgruppe zur privaten Kommunikation genutzt. Seit einiger Zeit gibt es den WhatsApp-Messenger auch speziell für Unternehmen. Zuerst nur als App für Android, inzwischen aber auch für iOs sowie als Web-/Desktopversion.

Die enorme Verbreitung in Deutschland führt dazu, dass WhatsApp Business das Potenzial hat, Telefon und Email als geeignetes Kommunikationsmittel zu ergänzen bzw. sogar abzulösen. In einem älteren Blog-Beitrag beleuchte ich einige interessante Studienergebnisse, die zeigen, warum Kunden sich WhatsApp als Kontaktkanal bei Unternehmen wünschen.

7 Vorteile von WhatsApp Business gegenüber dem „normalen“ WhatsApp

Sie fragen sich: 

• Was ist der Unterschied zwischen WhatsApp Business und WhatsApp? 
• Und welchen Vorteil hat WhatsApp Business? 

Folgende sieben Funktionen machen den Unterschied.

1. WhatsApp-Firmenaccount mit wichtigsten Unternehmensangaben

Ein WhatsApp Business-Unternehmensprofil wirkt professionell: Erstellen Sie Ihren WhatsApp Unternehmensaccount mit Adresse, Öffnungszeiten, Unternehmensbeschreibung, E-Mail-Adresse und Link zur Firmen-Webseite.

2. Produktkatalog

Legen Sie einen Produktkatalog in WhatsApp an, indem Sie Name, Bild, Beschreibung, Preis (optional), URL (optional) und Artikelnummer (optional) angeben. Sie können die Produkte dann im Chat an interessierte Kunden versenden.

3. Automatische Begrüßungs- und Abwesenheits-Nachrichten

Erstellen Sie ganz unkompliziert automatische Begrüßungs- und Abwesenheits-Nachrichten in WhatsApp Business.

4. Schnellantworten

Profitieren Sie darüber hinaus von Schnellantworten mit vorgefertigten abgespeicherten Antworten (mittels Kürzel aufzurufen).

5. Kategorisierung der Anfragen mit Labels

Organisieren Sie Chats in verschiedene Kategorien.

6. Statistiken

WhatsApp Business bietet außerdem Statistiken zu Nachrichten, z.B. wie viele Nachrichten erfolgreich gesendet und gelesen wurden.

7. WhatsApp Business Link bzw. QR-Code

Generieren Sie in WhatsApp Business ganz einfach einen Link bzw. einen QR-Code, den Sie über Ihre Website oder Flyer Ihren Kunden zugänglich machen können.

WhatsApp-Business FAQs:

Was kostet WhatsApp Business?

Eine der wichtigsten Fragen dreht sich um die Kosten von WhatsApp Business. Die Antwort ist ganz einfach: WhatsApp Business ist kostenlos.

Wie funktioniert WhatsApp Business?

WhatsApp Business funktioniert wie das "normale" WhatsApp: Die Chats sehen beispielsweise genau gleich aus.

Kann man WhatsApp Business auch mit Festnetznummer einrichten?

Ja. Ein Vorteil von WhatsApp Business ist, dass man den Firmenaccount auch offiziell über eine Festnetznummer registrieren kann. Hat man - beispielsweise als Freiberufler oder reisender Vertreter - gar keinen Festnetzanschluss mehr, kann man auch eine kostenlose Festnetznummer bei einem VoIP-Provider beantragen und den Account auf dem Handy einrichten. Möglicherweise bietet auch der eigene Handy-Provider eine Festnetznummer zum Mobilfunk-Vertrag.

Kann man WhatsApp Business auf mehreren Geräten nutzen?

Würden Sie WhatsApp Business gerne auf zwei oder mehreren Geräten Ihres Unternehmens nutzen? 

Das war leider bis vor kurzem nicht möglich: Sie konnten denselben WhatsApp Business-Account nicht auf mehreren Handys bzw. für mehrere Benutzer nutzen.

Seit dem Sommer 2021 bietet WhatsApp jedoch eine Betaversion mit der man WhatsApp Business auf mehreren Geräten nutzen kann: Insgesamt können Unternehmen WhatsApp Business auf fünf Geräten (ein Hauptgerät und bis zu vier weitere Geräte) gleichzeitig verwenden.

Kann man WhatsApp Business am PC nutzen? 

Ja, man kann WhatsApp-Business auch am PC nutzen. Es gibt folgende zwei Möglichkeiten:

1. WhatsApp Web Business: Dies ermöglicht die Nutzung von WhatsApp Business über einen Browser.
2. WhatsApp Desktop: Im Zuge der oben genannten neuen Betaversion gibt es nun auch die Möglichkeit WhatsApp Business auf einem Desktop-PC zu nutzen: Indem man sich WhatsApp Business für den Desktop herunterlädt, kann man WhatsApp Business auch auf dem Mac oder mit Windows-Betriebssystem nutzen.  Das jeweilige  Betriebssystem muss jedoch folgende Version haben: Windows 8.1 oder neuer bzw. macOS 10.10 oder neuer.

Ist WhatsApp und WhatsApp Business auf dem selben Smartphone nutzbar?

Bestimmt haben Sie schon überlegt: Kann ich mein privates WhatsApp und WhatsApp Business auf ein- und demselben Gerät verwenden? Die Antwort lautet: Ja, WhatsApp Business ist mit WhatsApp kompatibel.

Allerdings dürfen für die beiden Accounts nicht dieselbe Telefonnummer verwendet werden. Für WhatsApp Business muss also zwingend eine andere Telefonnummer angegeben werden als für den vielleicht bereits auf dem Handy vorhandenen privaten Account (z.B. eine Festnetznummer).

Kann man WhatsApp Business auch mit Google My Business verknüpfen?

Ja. Wie genau das funktioniert erkläre ich in meinem Blog-Beitrag WhatsApp mit Google verbinden: So geht‘s. 

Brauche ich bei WhatsApp Business ein Impressum?

Anmerkung: Dieser Abschnitt stellt keine Rechtsberatung dar. Für genauere Informationen sollten Sie einen Anwalt oder Datenschutzbeauftragten konsultieren.

Selbstverständlich gilt auch für WhatsApp in Deutschland die Impressumspflicht. Dieses kann man in den Einstellungen seines WhatsApp Business Accounts z.B. in die Beschreibung oder als Link auf das Impressum der Unternehmenswebsite integrieren.

Wie kann man WhatsApp Business einrichten?

In einem anderen Blog-Beitrag finden Sie eine detaillierte Anleitung wie Sie Ihren WhatsApp Unternehmensaccount erstellen und WhatsApp Business einrichten.

WhatsApp Business und Datenschutz

Anmerkung: Dieser Abschnitt stellt keine Rechtsberatung dar. Für genauere Informationen sollten Sie einen Anwalt oder Datenschutzbeauftragten konsultieren.

WhatsApp Business und Datenschutz? Kein so einfaches Thema.

Wenn man WhatsApp als reinen Kundenservicekanal nutzt, ist der Vorteil, dass der Kunde die initiale Kontaktaufnahme vornimmt. So kann man die Kontaktaufnahme möglichst datenschutzkonform gestalten:

• Zugriff auf Telefonbuch verhindern: Ein ganz kritischer Punkt ist der Zugriff von WhatsApp auf die Kontakte des Endgeräts. Datenschutzexperten raten daher dazu den Zugriff auf das Telefonbuch des Geräts zu verhindern.
• WhatsApp Business in Datenschutzerklärung: Auch in Ihrer Datenschutzerklärung sollten Sie eine Erläuterung zu WhatsApp Business aufnehmen und auf diese in WhatsApp Business verlinken. 

Hier finden Sie einen Begrüßungstext mit Verlinkung zur Datenschutzerklärung in WhatsApp Business: Muster-Vorlage zum Download.